Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.
Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.
2) Pasos para crear un informe.
Disponemos aún de otro modo semi-automático de generar un informe. El Asistente para in-formes generará informes automáticos como el Autoinforme, pero en este caso tendremos la posi-bilidad de decidir algunos detalles generales, como por ejemplo no incluir aquellos campos que no sean necesarios.
En los informes que mostramos, habremos visto que el campo Provincia toma demasiado lugar; esto se debe a que el mismo está definido como un Control de lista.
Podemos modificar esta situación si agregamos una tabla de Provincias y efectuamos una combinación con el campo CodProvin (que podemos renombrar como Provincia) de la tabla Clientes.
Así tendremos la descripción de la provincia del mismo modo que los datos del vendedor. A esta altura de nuestro aprendizaje no tendremos inconvenientes en hacer lo siguiente:
Crearemos la tabla de Provincias con un campo clave principal CodProvin y otro de des-cripción Provincia.
Ingresaremos en la misma los datos (clave y nombre) de cada una de las provincias.
Abriremos la consulta ConsClientes en modo Diseño y le agregaremos la tabla Provincias recién creada. Aparecerá automáticamente la línea que indica la combinación del campo CodPro-vin de Clientes con el campo clave principal de la tabla de provincias que tiene el mismo nombre.
Hecho esto, llevemos el campo Provincia de la tabla de Provincias a la cuadrícula de la consulta, a la derecha del código CodProvin.
Ejecutemos la consulta para verificar que todo funcione correctamente y recién entonces ini-ciemos el asistente para crear el informe.
1. Estando en el panel de consultas (del cuadro Base de datos) y teniendo resaltada la consulta ConsClientes, pulsemos el icono Informes (eligiéndolo en la lista de la figura 7.1) y en la ven-tana de selección de la figura 7.2 pulsemos sobre Asistente para informes.
2. Pulsemos Aceptar para presentar la primera ventana del asistente (figura 7.4).
Allí debemos seleccionar qué campos de la tabla o consulta de origen deseamos listar. El panel de la derecha se encuentra inicialmente vacío; moveremos uno a uno los campos que nece-sitamos.
3. Seleccionándolos en la lista y pulsando luego el botón Mover, iremos colocando uno a uno los campos: CODCLI, NOMBRE, LOCALIDAD, PROVINCIA y MONTOFACTURADO.
Ya está definida la parte básica del informe; notemos que se habilitó ahora el botón Finali-zar. Tenemos entonces la alternativa de pulsar este botón y generar un informe básico, o bien pulsar Siguiente para agregar más condiciones, parámetros, etc., y así definir informes más espe-cíficos o más complejos, cosa que dejaremos para el Capítulo 12.
4. Pulsemos entonces Finalizar para obtener nuestro primer informe con asistente. En la venta-na de vista previa aparecerá una imagen similar a la que muestra la figura 7.5.
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